Bals et concerts

Dépôt de la demande

Dans tous les cas, un dossier de demande doit être déposé auprès du :

  • maire concerné, lorsque l’événement a lieu pour tout ou partie sur le territoire d’une commune

Le dépôt doit être fait dans des délais permettant son instruction et au plus tard 3 jours francs avant la manifestation (même en cas d’urgence).

/!\ si vente d’alcool dépôt d’une demande de buvette à faire en mairie

  • Par ailleurs une déclaration de manifestation doit être adressée à la Direction régionale des affaires culturelles (Drac) du lieu concerné. Cette dernière disposition est prévue dans le Code du travail et à l’article 5 de l’arrêté du 20 décembre 2012.

La déclaration est constituée des éléments suivants :

1° L’objet social de l’organisme et, le cas échéant, les références de son immatriculation à un registre professionnel et la copie des statuts ou du K bis ;

2° La nature des spectacles, le nombre, la durée et la date envisagés des représentations ;

3° L’enseigne, le nom ou la dénomination sociale, l’adresse de l’exploitant du ou des lieux de représentation envisagés, ainsi que, le cas échéant, leur numéro de licence de catégorie 1, et l’adresse du ou des lieux, si elle est différente de celle de l’exploitant ;

4° L’enseigne, le nom ou la dénomination sociale, l’adresse, la forme juridique du producteur et du diffuseur du spectacle ;

5° Le nombre de salariés engagés et les artistes déclarés travailleurs indépendants.

La Sacem

Quinze jours au moins avant la manifestation, il convient de demander à la Sacem l’autorisation d’utilisation en public d’oeuvres de son répertoire pour la manifestation que l’on souhaite organiser (spectacle divers, concert, récital, gala, bal, même gratuit). La Sacem adresse alors un contrat. La signature de ce contrat permet de bénéficier d’une réduction de 20 % sur le tarif applicable. Si la manifestation ne comprend aucune œuvre du répertoire de la Sacem (ou d’une société étrangère ayant avec la Sacem un accord de représentation réciproque), il n’y aura aucune redevance à payer.

 

Sécurité des participants et du public

L’obtention de l’autorisation implique que la salle soit aux normes de sécurité. À la demande du maire, une commission de sécurité peut être chargée de la vérification. Pour la tenue de la manifestation, il conviendra d’appliquer les consignes édictées par cette commission.

  • fait preuve de bon sens dans la conception de l’événement pour assurer la sécurité des biens et des personnes,
  • fait attention à ce que le secours reste facile à apporter (relation avec les pompiers, mise en place éventuelle d’un poste de secours, etc.),
  • démontre que les installations éventuellement prévues (tentes, enceintes, gradins, scènes, manèges, etc.) répondent toutes aux obligations légales et réglementaires.

 

Ne pas oublier qu’à partir de l’heure d’ouverture des portes au public, l’organisateur est seul responsable de la sécurité dans l’enceinte du spectacle et jusqu’à 50 mètres autour de l’entrée.

Le service de secours

Dans les petites salles, la présence d’un service de secours n’est pas obligatoire. Il est toutefois nécessaire de tenir à la disposition du régisseur la liste des numéros d’urgence et une trousse de premiers secours.

 

Remise en état

L’association doit prendre les mesures utiles pour être certaine de laisser le domaine public dans le même état que celui dans lequel il se trouvait avant le début de l’événement.

 

Assurances

L’assurance – obligatoire – doit couvrir les organisateurs, le public et le matériel de sonorisation. Certaines compagnies d’assurance proposent une assurance « Organisateur de manifestation » ou « Responsabilité civile organisateur » qui garantit la salle et son équipement, le montage et le démontage du matériel, sur une période de trois jours avant et après la date du concert. Pour le calcul de la prime, sont pris en compte : la date et l’heure de la soirée, le type de manifestation, la jauge prévue et la surface de la salle. L’assurance des instruments demeure à la charge des musiciens.

L’autorité peut demander à ce que l’association prouve qu’elle a pris toutes les garanties d’assurance utiles.

 

 La taxe fiscale sur les spectacles de variétés

Cette taxe à caractère fiscal est obligatoire : le redevable lui-même doit déclarer ses recettes au CNV.
Pour les spectacles avec billetterie payante, la taxe est perçue au taux de 3,5 % sur le montant hors taxes des recettes de billetterie. Elle est alors acquittée par l’organisateur du spectacle, responsable de la billetterie.

Autorisation d'ouverture d'une buvette temporaire

Les personnes souhaitant ouvrir un débit de boissons temporaire doivent obtenir au préalable l’autorisation de la commune.
Selon les cas, il ne peut être vendu que des boissons du 1er groupe (équipements sportifs – établissements scolaires – églises…) ou des deux premiers groupes :

  • 1er groupe : boissons sans alcool
  • 2eme groupe : boissons fermentées non distillées : vin, bière…

Il ne peut être accordé plus de 5 autorisations par an et par demandeur sauf pour les associations sportives agréées au titre du code des sports où le nombre est porté à  10.

Le demandeur doit venir faire sa demande en mairie dans un délai minimum de 15 jours avant la date prévue de la manifestation.

braderies, foires-à-tout et vide-greniers

Un vide-greniers ou marché aux puces est un acte de commerce soumis au régime des ventes au déballage défini à l’article L 310-2 du Code de commerce. Ainsi, sont considérées comme ventes au déballage les ventes de marchandises effectuées dans des locaux ou sur des emplacements non destinés à la vente au public de ces marchandises, ainsi qu’à partir de véhicules spécialement aménagés à cet effet.

Déclaration

L’association doit avertir le maire de la commune concernée de son intention d’organiser une vente au déballage au plus tard 15 jours avant la date prévue.

Cette formalité se fait via le formulaire cerfa n°13939*01 qui doit être déposé à la mairie contre récépissé. La déclaration doit être accompagnée de la photocopie de la pièce d’identité du dirigeant déclarant.

Demande d’occupation du domaine public

Si l’événement se déroule sur le domaine public, l’association doit transmettre au moins un mois avant la manifestation. :

  • une lettre de demande d’occupation temporaire du domaine public, qui précise le but de la manifestation, l’emplacement (ou les emplacements) de la manifestation et le nombre de personnes attendues,
  • une liste des membres de l’équipe d’organisation (précisant pour chaque membre son prénom, son nom et son domicile),

 

Registre des vendeurs

L’association doit tenir un registre (pour lequel il existe un modèle obligatoire) permettant l’identification des personnes qui ont vendu ou apporté des objets dans le cadre de sa manifestation.

Doivent figurer les nom, prénoms, qualité et domicile de chaque participant, ainsi que la nature, le numéro et la date de délivrance de la pièce d’identité produite avec indication de l’autorité qui l’a établie.

  • Lorsque le participant est présent pour le compte d’une entreprise ou d’une association, la dénomination et le siège de celle-ci doivent être mentionnés sur le registre.
  • Lorsque le participant n’est pas un professionnel, le registre contient son attestation sur l’honneur de non-participation à 2 autres manifestations de même nature au cours de l’année civile.

Le registre doit être numéroté et paraphé par les services de police ou par le maire de la commune du lieu de la manifestation.

Pendant la durée de la manifestation, il est tenu à la disposition des agents de l’État en charge des douanes ou de la concurrence, de la consommation et de la répression des fraudes.

À la fin de la manifestation et au plus tard dans les 8 jours, le registre est déposé à la préfecture ou à la sous-préfecture du lieu de la manifestation.

 

Incidence fiscale

L’association doit prévenir son service des impôts de référence (celui de son siège social) qu’elle organise un vide-grenier, une braderie ou une brocante, au moins 3 jours avant la manifestation.

Elle doit lui transmettre le montant des recettes et dépenses réalisées, dans les 30 jours qui suivent la fin de la manifestation.

 

Sanctions

Le non-respect des formalités de déclaration est puni d’une amende de 15 000 €.

Le fait de ne pas tenir le registre, même par négligence, ou de refuser de le présenter aux autorités administratives, est un délit passible de 6 ans de prison et de 30 000 € d’amende pour le dirigeant de l’association.

Rappel sur  les participants autorisés qui sont :

  • Particuliers ne vendant et n’échangeant que des objets personnels usagés,
  • Associations ne vendant que des objets personnels usagés donnés par des particuliers,
  • Professionnels du commerce ou de la fabrication régulièrement déclarés.

Tombolas, lotos, loteries organisés par une association

Est considérée comme une loterie toute manifestation remplissant les critères suivants :

  • elle est ouverte au public ;
  • le ou les gagnants peuvent remporter un gain en espèces ou en nature ;
  • c’est le hasard qui désigne les gagnants, soit qu’il s’agisse d’un tirage au sort, soit d’une question subsidiaire, soit de tout procédé faisant prédominer la chance ;
  • l’obtention d’un billet fait l’objet d’une contrepartie financière, quel que soit son montant et quelle que soit sa nature (participation aux frais, acquisition d’une marchandise même à son prix habituel, fourniture d’un timbre pour la réponse, etc.).

Une tombola est une opération remplissant exactement les mêmes critères, excepté que les gagnants ne peuvent remporter qu’un gain en nature.

Un loto (également appelé rifle, bingo, quine, carton plein ou poules au gibier) consiste à recouvrir complètement les cases numérotées d’une grille avec des jetons, tirés au sort, portant les chiffres correspondants.

Conditions

  • Loterie / Tombola :

L’organisation d’une loterie ou d’une tombola est en principe interdite, sauf si certaines conditions sont remplies. Une association ne peut organiser une loterie ou une tombola que si :

  • la loterie porte uniquement sur des objets mobiliers, ce qui exclue les terrains et bâtiments ;
  • l’association a statutairement comme activité principale la bienfaisance, l’encouragement des arts ou la pratique d’une activité sportive. La loterie peut être destinée, par exemple, à réunir des fonds pour l’achat de nouveaux équipements sportifs pour la commune ou à aider les parents à financer l’inscription de leurs enfants à une activité artistique ;
  • les frais d’organisation de la loterie ne dépassent pas 15% du capital d’émission (nombre de billets émis x prix du billet) ;
  • si le capital d’émission dépasse les 7 500 €, le bilan du dernier exercice financier est équilibré (les fonds recueillis ne doivent en effet pas servir à compenser un déficit ou une mauvaise gestion).

 

  • Loto

Les lotos traditionnels ne peuvent légalement avoir lieu que s’ils répondent à certaines conditions :

  • l’organisation du loto répond à un but social, culturel, scientifique, éducatif, sportif ou d’animation locale ;
  • le loto est destiné à un cercle restreint mais des personnes extérieures à l’association peuvent y participer. Le public attendu ne doit pas être disproportionné au regard du caractère local de la manifestation et doit donc être limité géographiquement. Toute publicité d’envergure qui donnerait au jeu une trop grande ampleur est donc interdite, car elle serait contraire à l’esprit de la loi. L’organisateur peut cependant apposer une simple affichette annonçant la manifestation ;
  • les mises sont de faible valeur (moins de 20 euros) ;
  • les lots ne sont pas constitués d’une somme d’argent (sauf s’il s’agit d’un chèque cadeau) et ne sont pas non plus remboursables.

ATTENTION : le loto à but lucratif est strictement interdit.

Autorisations

  • Loterie et Tombola

La demande d’autorisation s’effectue via le formulaire cerfa n°11823*02 et est adressée au maire.

 

  • Lotos

Contrairement à la loterie, l’association n’a pas besoin de demander l’autorisation au maire ni de déclarer l’organisation d’un loto.

 

Capital d’émission et frais d’organisation

Au-delà de 7 500 € de capital d’émission (prix unitaire du billet multiplié par le nombre de billets émis), l’association doit faire preuve d’une solidité importante et de besoins de financement précis (par exemple, la création d’un projet).

 

Au-delà de 30 000 € de capital d’émission, l’accord exprès du directeur départemental ou régional des finances publiques est obligatoire. Le maire statue après l’obtention de cet accord.

 

L’usage veut que les frais d’organisation n’excède pas 15% du capital d’émission, mais les autorités publiques peuvent fixer un autre seuil.

 

Incidence fiscale

Les recettes peuvent être exonérées d’impôts commerciaux :

  • si la gestion de l’association est désintéressée,
  • et si l’activité reste exceptionnelle et marginale par rapport aux autres activités de l’association.

 

  • Exonération des 6 premières manifestations de bienfaisance

L’exonération est de droit si l’association mène des actions d’intérêt général et n’a pas organisé dans la même année civile plus de 5 événements ayant dégagé des recettes exceptionnelles (spectacles, conférences, expositions, kermesses et autres fêtes, etc.).

 

  • Exonération liée à la non-lucrativité de l’activité

L’exonération est également possible si le loto, la loterie et la tombola sont qualifiables d’activités non lucratives.

 

  • Exonération relative au seuil 60 000 € de recettes lucratives

L’exonération est encore possible, même si l’activité est analysée comme lucrative, si les conditions cumulatives suivantes sont remplies :

  • l’ensemble des recettes lucratives de l’association est inférieur à 60 540 € sur l’année civile,
  • les recettes lucratives occupent une place marginale dans le budget de l’association.

 

Pour plus d’informations : http://www.assistant-juridique.fr/loto_formalites.jsp

Organisation de manifestations, défilés ou rassemblements sur la voie publique

Obligations et déclarations préalables

Tous cortèges, défilés et rassemblements, et, de façon générale, toutes manifestations sur la voie publique sont soumis à déclaration préalable au moins 3 jours francs et au maximum 15 jours francs avant la date de la manifestation à la mairie de la commune ou aux mairies des différentes communes sur le territoire desquelles la manifestation doit avoir lieu.

Contenu du dossier de déclaration

La déclaration préalable doit préciser :

  • les coordonnées de l’association à l’initiative de la manifestation (nom, adresse, téléphone, nom et adresse du représentant légal),
  • les nom, prénom, adresse (et moyens de contact : numéro de téléphone, adresse électronique) des personnes physiques en charge de l’organisation de la manifestation,
  • l’objet de la manifestation,
  • le ou les lieux de la manifestation,
  • la date et les heures de début et de fin,
  • l’itinéraire si la manifestation implique le déplacement de personnes (défilé, cortège),
  • une estimation du nombre de participants attendus,
  • le descriptif des dispositifs de sécurité mis en place,
  • les particularités de la manifestation (déploiement de banderoles, installation d’une sonorisation, etc.).

Elle doit être signée :

  • par le président ou par un membre de l’association ayant reçu délégation,
  • et par 3 responsables de l’organisation de l’événement, domiciliés dans le département où a lieu la manifestation.

Sanctions

Les faits suivants sont punis par des peines pouvant aller jusqu’à 6 mois d’emprisonnement et 7 500 € d’amende :

  • Organisation d’une manifestation sur la voie publique sans déclaration
  • Organisation d’une manifestation ayant été interdite,
  • Établissement d’une déclaration préalable incomplète ou inexacte.